DSGVO – Datenschutz und Visitenkarten
Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzverordnung DSGVO in ganz Europa anwendbar. Bereits im Vorfeld hat die neue Verordnung für viel Unsicherheit bei vielen Unternehmen und auch bei Privatpersonen gesorgt.
Die anfängliche Verunsicherung ist nach wie vor groß. In vielen Bereichen können sich nicht vernachlässigbare Herausforderungen auftun. Wie steht es z.B. mit der Annahme und Weitergabe von Visitenkarten?
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Annahme von Visitenkarten
Aktuell warnte auch der Digitalverband Bitkom, dass es selbst bei der Annahme von Visitenkarten eines Geschäftspartners zu eventuellen Datenschutzverstößen kommen kann.
„Bei strenger juristischer Auslegung kann man zu folgendem Schluss kommen. Ein Unternehmen muß bei der Übergabe einer Visitenkarte direkt informieren, was es mit den Kontaktdaten machen wird“.
Sobald ein Unternehmen die Kontaktdaten der erhaltenen Visitenkarten in die eigene Kundenkartei bzw. das Warenwirtschaftssystem überträgt oder die Daten nutzt, ist das betroffene Unternehmen bzw. die Person laut den aktuellen Datenschutzregelungen der DSGVO ausdrücklich darüber zu informieren.
Kontaktaufnahme über Visitenkarten
Der Hinweis klingt im ersten Moment etwas absonderlich, da man im normalen Geschäftsbetrieb eben auch davon ausgehen kann, dass man die vom Geschäftspartner erhaltene Karte eben genau für die Zwecke einer eventuellen Kontaktaufnahme erhalten hat.
Hier könnte gelten: „Für die Kontaktaufnahme zur Abwicklung eines Geschäfts braucht man auch in Zukunft keine Einwilligung“. Gesetzlich ist dies ohne Zweifel möglich bzw. erlaubt.
Allerdings ist der Geschäftspartner über die Verhältnisse der Datenspeicherung bzw. der Datenerhebung zu informieren. Laut der neuen Datenschutzgrundverordnung muss dieser Schritt erfolgen.
Grundsätzlich kann das mündlich geschehen, dies ist aber dann im Zweifelsfall nicht nachweisbar.
Hier besteht die Gefahr, dass sich in ein paar Jahren auch der Geschäftspartner, der seine Karte weitergegeben hat, nicht mehr daran erinnern kann, dies jemals getan zu haben.
Beschwert sich der Geschäftspartner zu einem späteren Zeitpunkt darüber, dann kann ein Unternehmen ohne schriftlich vorliegende Bestätigung bzw. Einwilligung des Geschäftspartners in eine Notlage bezüglich des Nachweises kommen. Eine angemessene Rechtfertigung der weiteren Nutzung der erhaltenen Daten kann ohne Vorliegen einer schriftlichen Einwilligung schwierig werden.
Als weitere, bedeutende Neuerung, gehört in diesem Bezug auch die Beweislastumkehr zur Datenschutzgrundverordnung.
Information an Karteninhaber bei Annahme von Visitenkarten
Alleine die Annahme von Visitenkarten eines möglichen Geschäftspartners löst so noch kein Problem bzw. eine damit einhergehende Herausforderung in Bezug auf den Datenschutz aus.
Sobald die auf der Karte enthaltenen Daten allerdings gespeichert werden sollen, sieht die Datenschutzgrundverordnung vor, dass die betroffene Person bzw. das betroffene Unternehmen über die weiteren Schritte informiert wird.
Damit man die Kontaktdaten auf den Visitenkarten ohne weitere große Sorge nutzen kann, sollte man dem Karteninhaber eine kurze E-Mail schreiben. Die Bestätigungs-E-Mail sollte die Pflichtangaben gemäß der DSGVO enthalten. Man informiert, wie seine Daten genutzt bzw. verarbeitet werden. Weiterhin sollte dem Karteninhaber in der E-Mail eine Möglichkeit aufgezeigt werden, wie er dieser Nutzung bzw. Verarbeitung widersprechen kann.
Somit hat auch das Unternehmen im Vorfeld schriftliche Schritte unternommen und ist im Falle einer möglichen Beweispflicht auf der sicheren Seite.
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