DSGVO News 08-2022 zu Microsoft 365

1. 1. Microsoft 365-Programm – was ist neu?

      Seit dem 25.05.2018 ist die Datenschutzgrundverordnung in Kraft und somit auch für Microsoft gültig. Die neue Verordnung bringt einige Änderungen mit sich, die Microsoft Anwender beachten sollten.

Welche Änderungen gibt es?

Die wichtigste Änderung, ist die Erweiterung der Informationspflichten des Betreibers eines Online-Dienstes. Dies bedeutet, dass Microsoft Anwender ab sofort verpflichtet sind, ihren Nutzern klar und verständlich zu erklären, welche personenbezogenen Daten gesammelt und wie diese genutzt werden. Zudem müssen Microsoft Anwender ihren Nutzern die Möglichkeit geben, jederzeit Auskunft über die von ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten und diese löschen zu lassen.

Was bedeutet das konkret für Anwender?

Für Microsoft Anwender bedeutet dies, dass sie ihren Nutzern klar und verständlich mitteilen müssen, welche personenbezogenen Daten gesammelt und wie diese genutzt werden. Zudem müssen sie ihren Nutzern die Möglichkeit geben, jederzeit Auskunft über die von ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten und diese löschen zu lassen.

Microsoft hat bereits reagiert und einige Änderungen in seinen Online-Diensten vorgenommen, um den neuen Informationspflichten der DSGVO Genüge zu tun. So wurden beispielsweise in den Nutzungsbedingungen klar und deutlich angegeben, welche personenbezogen Daten gesammelt und wie diese genutzt werden. Zudem hat Microsoft seinen Nutzern die Möglichkeit gegeben, jederzeit Auskunft über die von ihnen gespeicherten personengebundene Daten zu erhalten und diese Löschanforderung zu stellen. Die DSGVO ist seit einigen Monaten in Kraft und hat das Online-Marketing stark verändert. Auch das Programm ist von den Änderungen betroffen. Wir geben einen Überblick über die Neuerungen und zeigen, wie man die neuen Regeln umsetzen kann.

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit LfDI begrüßt die Zertifizierung von Microsoft durch die LfDI und sieht in der Zusammenarbeit einen wichtigen Schritt, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Nutzung von Cloud-Diensten in Unternehmen sicherzustellen. Die LfDI ist überzeugt, dass die Zusammenarbeit mit Microsoft einen wesentlichen Beitrag zur Weiterentwicklung des Datenschutzes in der Cloud leisten wird.

2. FAQs zu Microsoft Office

Viele Unternehmen nutzen Microsoft Office, aber es gibt noch immer viele Fragen rund um das Produkt. Dabei geht es unter anderem um die Kosten, die Nutzung von Office 365 und die Sicherheit der Daten. Die FAQs zu Microsoft Office 365 beantworten viele Nuter Fragen wie zum Beispiel: Muss ich Office 365 installieren, um es zu nutzen?

Nein, Office 365 ist keine Desktop-Anwendung, die Sie installieren müssen. Es ist ein Dienst, den Sie über das Internet abonnieren können. Sobald Sie sich für ein Office 365-Abonnement angemeldet haben, können Sie auf Ihre Office 365-Dienste und -Daten von jedem Computer mit Internetzugang und einem Webbrowser zugreifen.
Oder internationale Fragen wie:

Wie sicher ist der Datentransfer an Drittstaaten USA bei Microsoft Office?

Der Datentransfer an Drittstaaten wie die USA ist bei Microsoft Office 365 sehr sicher. Dies liegt vor allem daran, dass alle Daten verschlüsselt übertragen werden. Zudem unterliegen die Daten auch in den USA dem strengen EU-Datenschutzgesetz. Somit können Sie sicher sein, dass Ihre Daten in sicheren Händen sind.

2. Gibt es Hindernisse, die man kennen sollte?Problematiken beim Einsatz von Microsoft 365Eines der größten Probleme des Microsoft Programms ist die fehlende Integration in bestehende Systeme. Oft müssen Unternehmen ihre bestehende Infrastruktur komplett umstellen, um das Microsoft Programm nutzen zu können. Dies ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen ein großes Problem, da sie oft nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen, um eine solche Umstellung durchzuführen. Zudem ist die Integration des Microsoft Programms oft aufwändig und fehleranfällig.

   Ein weiteres Problem ist die mangelnde Flexibilität des Microsoft Programms. Die Software ist häufig sehr starr und anpassungsfähig. Dadurch ist es oft schwierig oder gar unmöglich, das Microsoft Programms an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anzupassen. Dies kann zu erheblichen Problemen führen, insbesondere dann, wenn das Unternehmen sich verändert oder wächst.

   Schließlich ist auch die Zukunftsfähigkeit des Microsoft Programms häufig fraglich. Die Software wird von Microsoft stetig weiterentwickelt und angepasst. Dadurch kann es jedoch zu Inkompatibilitäten mit bestehenden Systemen oder Anwendungen kommen. Zudem sind zukünftige Updates oft nicht kompatibel mit älteren Versionen des Microsoft Programms. Dies kann zu erheblichen Problemen führen, insbesondere für Unternehmen, die auf das Microsoft Programm angewiesen sind.

   Kontra- positive Aspekte

   Datenschutz ist ein wichtiges Thema, das Microsoft Programms sehr ernst nimmt. Aus diesem Grund werden alle Daten von Microsoft 365-Kunden auf Servern in Europa gespeichert. Dies bedeutet, dass die Daten vor dem Zugriff durch Behörden und andere Unternehmen geschützt sind. Microsoft ist damit eine der sichersten Online-Dienste für Unternehmen. Es gibt keine Datenschutzkonfirmität durch Speicherung der Daten auf europäischen Servern.

3. Voraussetzungen zum Einsatz von Microsoft 365Das Microsoft Programm ist ein umfangreiches Produkt, das viele verschiedene Komponenten umfasst. Um das Microsoft Programm erfolgreich einsetzen zu können, gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Dazu gehören unter anderem:-Ein Microsoft Konto
   -Eine aktive Internetverbindung
   -Die Microsoft Apps für Windows oder Mac
   -Ein mobiles Gerät mit der Microsoft 365 App für iOS oder Android
   -Ein Microsoft Plan, der die gewünschten Komponenten enthält

   Ist Steuerung über technische und organisatorische Maßnahmen TOM möglich: Das Microsoft Programm ist eine Sammlung von Diensten, die ich regelmäßig für TOM-Projekte (technische und organisatorische Maßnahmen) verwende. Die Zusammenstellung dieser Dienste ist so konzipiert, dass sie die Organisation von technischen und organisatorischen Maßnahmen erleichtert und die Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessert.

   Fazit:

   Wenn Sie ein regelmäßiger Office-Anwender sind, ist Microsoft sicherlich die bessere Wahl. Es enthält alle Funktionen von Office 365, bietet jedoch zusätzliche Sicherheitsfunktionen und -tools, die für Unternehmen wichtig sein können. Die Kosten für Microsoft 365 sind jedoch höher als die für Office 365, so dass Sie diese beiden Optionen vergleichen sollten, bevor Sie sich für eine entscheiden.

Unsere vorherigen Beiträge zum Thema Office 365:

DSGVO – Verbot von Nutzung Microsoft Office 365 verboten? – Hier Praxisanmerkungen

DSGVO – TEIL-2: Microsoft Office 365 nicht DGSVO-Konform für Schulen