DSGVO – rechtssicher Bewerber online finden ohne Abmahnung
Es gibt kaum Unternehmen, die nicht auf der Suche nach guten Mitarbeitern sind. Gute Kandidaten sind knapp. Früher brauchte es lediglich eine Stellenanzeige in der Zeitung und viele qualifizierte Bewerbungen erreichten ein Unternehmen. Diese Zeiten sind vorbei, heute kommen Bewerbungen online. Ein großer Teil der Werbefläche wird heutzutage dazu genutzt neue Mitarbeiter zu finden, beispielsweise die Website des Unternehmens oder der Auftritt im Social Media Bereich.
Lesen Sie hier:
Die Bewerbungen:
Dabei ist es wichtig, den Bewerbungsprozess einfach zu gestalten und unter Beachtung DSGVO. Oft sind die Daten in der Bewerbung sensible Daten. Deswegen sind die Behörden hier wesentlich aufmerksamer, als bei der Gewinnung neuer Kunden und achten genau darauf, wie mit den Bewerberdaten umgegangen wird. Dazu kommt, dass die Mitbewerber ebenfalls Mitarbeiter suchen. Da kann ein Rechtsstreit einen Mitbewerber aus dem Rennen um die neuen Mitarbeiter nehmen. Hat das suchende Unternehmen eine eigene Website mit Stellenanzeigen? Kann die Website des suchenden Unternehmens online Bewerbungen annehmen? Gibt es auf der Website ein Formular für Bewerberdaten? Falls ja, kann das Formular Bewerbungsunterladen hochladen oder gibt es eine Möglichkeit Bewerbungsunterlagen hochzuladen? Hier kann geprüft werden, ob alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Muss die DSGVO bei Bewerbungen beachtet werden?
Ausnahmslos jede Bewerbung enthält personenbezogene Daten. Wie Unternehmen die Daten ihrer Bewerbungen nutzen dürfen, regelt die Datenschutzgrundverordnung. Alle Anforderungen der Datenschutz-Verordnung in Bezug auf die Verarbeitung der Daten, also dass wann und wie müssen eingehalten werden.
Was wenn DSGVO nicht beachtet wird?
Können Jobsuchende das suchende Unternehmen abmahnen oder gar Schadensersatz fordern?
Wird im Rahmen des Findens von neuen Mitarbeitern gegen die Datenschutzgrundverordnung verstoßen, ist es vorerst ein Eingriff in die Rechte des Bewerbers. Der Betroffene, kann die unrichtige Datenverarbeitung für umfangreiche Auskünfte, Berichtigung, Unterlassung und Schadensersatz fordern. Gerade die erfolglosen Jobsucher, deren Bemühungen nicht von Erfolg gekrönt waren, haben ihren Frust über die erfolglose Bewerbung mit den Rechten aus der DSGVO abreagiert. Die Folge eines solchen Frustabbaus kann ein Rechtsstreit sein, der sich lange hinzieht.
Können Abmahnvereine und Konkurrenten abmahnen?
Ja, ein Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung kann auch von Mitbewerbern oder Abmahnvereinen abgemahnt werden. Wie weit genau dies geht, ist noch nicht ganz klar, aber es ist nicht unwahrscheinlich auf diesem Weg abgemahnt zu werden. Für ein Gericht ist es wichtig, ob das suchende Unternehmen sich mit dem Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung einen wettbewerblichen Vorteil verschafft hat. Wird in einem suchenden Unternehmen der Jobsuchende nicht über seine Rechte aufgeklärt, könnte das die Bewerbung gegenüber einem suchenden Unternehmen, das die Rechte erklärt, vereinfachen. Das wäre ein wesentliches Argument für eine Abmahnung.
Droht ein Bußgeld?
Die Datenschutzbehörde kann Verstöße gegen die entsprechende Verordnung mit einer Geldstrafe ahnden. Es alarmiert die Behörde, wenn sie den Eindruck gewinnt, dass sensible Daten aus den Bewerbungen gesammelt werden. Es besteht zudem immer die Gefahr, dass ein Erfolgloser, der sich über die Website beworben hat und nicht eingestellt wurde, diesen Misserfolg mit einer Anzeige bei der Behörde rächt. Ein solches Bußgeld kann bis zu 20 Millionen Euro erreichen. Diese Höhe an Bußgeldern wird ein kleines oder mittelständiges Unternehmen nicht erreichen, trotzdem sind auch bei kleinen und mittleren Unternehmen die Bußgelder gegen Verstöße im Datenschutz teurer geworden.
Braucht es für das Finden von Onlinebewerbern eine Datenschutzerklärung?
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, ist nach der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet, den Betroffenen darüber zu informieren, in welcher Art und in welchem Umfang seine Daten verarbeitet werden. Zusätzlich ist der Betroffene über seine Rechte bezüglich der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten aufzuklären.
Ist es genauso, wenn sich eine Stellenausschreibung auf Website befindet?
Eine Stellenausschreibung ist eine Aufforderung eine Bewerbung einzureichen. Hier finden Interessierte den Weg, wie sie sich bewerben können. Die Aufforderung zur Bewerbung ist indirekt eine Aufforderung personenbezogene Daten preiszugeben und wenn es nur eine Adresse ist. Es spricht einiges dafür, dass dies bereits unter den Datenschutz fällt. Der größte Teil der Meinungen zur Datenschutz-Grundverordnung geht davon aus, dass bereits der Erstkontakt ausreicht, um über die Datenverarbeitung aufklären zu müssen. Daher gibt es die Empfehlung, einen entsprechenden Hinweis in die E-Mail Signatur einzubauen.
Was gilt bei einer Bewerbung per Mail?
Bezüglich des Erstkontaktes gelten hier die gleichen Regeln. Auf die entsprechende Erklärung zum Datenschutz mit allen nötigen Angaben sollte bei der Aufforderung hingewiesen werden. Die Bereitstellung einer E-Mail-Adresse, die ausschließlich für Bewerbungen gilt, macht es leichter dafür zu sorgen, dass nur die befugten Personen mit den Bewerbungen in Kontakt kommen.
Reicht der Verweis auf Datenschutzerklärung nicht für Onlinebewerbungen aus?
Die normale Erklärung zum Datenschutz ist nicht ausreichend für Bewerbungen. Wenn eine Website für Bewerbungen wirbt oder sogar die Chance gibt, sich gleich zu bewerben, dann muss aus der Erklärung zum Datenschutz hervorgehen, wie mit den Daten aus der Bewerbung umgegangen wird.
Die meisten Erklärungen zum Datenschutz der Websites beantworten nur die Frage, wie generell mit den Daten der Besucher der Website behandelt werden. Der Bewerbungsschreiber ist zwar auch ein Nutzer der Website, trotzdem reicht diese allgemeine Information für eine Bewerbung nicht aus.
Die Erklärung zum Datenschutz für die Bewerbung muss darüber Auskunft geben, wie mit den Bewerbungen verfahren wird. Dies kann als Teil in die normale Erklärung zum Datenschutz integriert werden oder es wird eine gesonderte Erklärung zum Datenschutz mit den Informationen für die Bewerber mit der Bewerbungsseite verlinkt. Gibt es nur einen Hinweis auf Bewerbungsmöglichkeiten, dann könnte eine integrierte Fassung ausreichen. Ansonsten ist eine eigene Bewerber-Datenschutzerklärung durchaus sinnvoll, denn es entlastet die allgemeine Erklärung zum Datenschutz und die normalen Nutzer brauchen über den Umgang mit Bewerbungen nichts wissen.
Muss angegeben werden, wenn Bewerberdaten an Dritte weitergeben werden?
Auf jeden Fall, muss es in der Erklärung zum Datenschutz angegeben werden, wenn die Bewerberdaten an Dritte weitergeben werden. Wenn die Bewerbungen mit einem Tool verwaltet werden, ist das eine Weitergabe. Keine Weitergabe ist es, wenn die Daten an jemanden weitergegeben werden, der einer Berufsverschwiegenheit unterliegt, wie externe Psychologen, Rechtsanwälte oder Steuerberater.
Können alle Daten der Online-Bewerber verarbeitet werden?
§26 BDSG erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten aus Bewerbungen genauso wie die Datenschutz-Grundverordnung, jedenfalls soweit dies für eine Entscheidung über die Vergabe der Stelle notwendig ist.
Müssen Onlinebewerber in den Datenschutz einwilligen?
Nein, es reicht aus, wenn es einen Hinweis auf die Erklärung zum Datenschutz gibt, der gut sichtbar platziert ist. Geht es um besondere Informationen oder besondere Verarbeitungstätigkeiten, kann eine zusätzliche Zustimmung des Kandidaten nötig werden.
Die Daten einer Bewerbung für spätere Bewerbungen aufheben, ist das möglich?
Grundsätzlich nein. Wenn die Bewerberdaten für einen späteren Zeitpunkt aufgehoben werden sollen, dann muss der jeweilige Kandidat einwilligen. Diese Zustimmung des Kandidaten kann bereits auf der Webseite eingeholt werden oder im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens.
Wie steht es um sensible Daten der Online-Bewerbungen?
Sensible Daten nach DSGVO sind in Artikel 9 aufgeführt. Hier handelt es sich um besonders sensible Daten, die nicht ohne weiteres verarbeitet werden dürfen. Hierzu gehören Daten, wie Unterscheidungsmerkmale. Es sind Angaben wie:
– das Alter
– eine Behinderung
– die ethnische Herkunft
– das Geschlecht
– eine Gewerkschaftszugehörigkeit
– die körperliche oder geistige Gesundheit
– Krankheiten
– die philosophische oder religiöse Überzeugung
– die politische Anschauung
– die Religion
– eine Schwangerschaft
– die sexuelle Identität
– die Weltanschauung
Wer in seinen Bewerbungen Auskunft zu diesen Daten bekommt und annimmt, der benötigt eine weitergehende Zustimmung des Bewerbungsschreibers. Mit dieser weitergehenden Zustimmung, erteilt der mögliche neue Mitarbeiter die Erlaubnis, auch solche Daten zu verarbeiten. Bei der weitergehenden Zustimmung handelt es sich um eine sogenannte qualifizierte Einwilligung nach Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Zustimmung muss schriftlich erfolgen. Das ist eine Voraussetzung, die bei Onlinebewerbungen nur schwer umzusetzen ist. Daher reicht in diesem Fall eine Online-Zustimmung, ausnahmsweise. Weitere Entscheidungen zu diesem Thema sind aktuell nicht bekannt. Daher erfolgt die Online-Nutzung auf eigene Gefahr.
Was sollte weitere Beachtung finden bei Online-Bewerbungen?
Wichtig ist es, mit Bewerbungen, besonders wenn sie sensible Daten enthalten, sorgsam umzugehen. Bewerbungen dürfen nur für diesen Zweck, eine Bewerbung verwendet werden. Nur Personen die auf sinnvolle Weise mit dem Bewerbungsverfahren zu tun haben, dürfen Einblick in die Bewerbung erhalten. Ist der Bewerbungsvorgang abgeschlossen, müssen alle Daten vernichtet werden. Die Vernichtung betrifft alle digitalen Daten, wie E-Mail Anhänge und alle realen Daten, wie Ausdrucke. Dabei gehören die Ausdrucke nicht in den normalen Papiermüll und sollten geschreddert werden. Die Bewerbung darf nur erhoben werden, wenn es sich um eine verschlüsselte Seite handelt. Auch bei interner Weiterleitung sollte die Bewerbung nur zwischen verschlüsselten Seiten wandern und bei der Wanderung verschlüsselt sein.
Wie lange Aufbewahrung nach Bewerbung möglich?
Die Klagefrist aus dem allgemeinen Gleichstellungsgesetz darf abgewartet werden, dass bedeutet für zwei Monate. Zulässig sind auch drei Monate. Starke Ansichten halten sogar sechs Monate für zulässig. Spätestens nach sechs Monaten sollte eine Bewerbung digital gelöscht und real vernichtet sein. Vorsicht ist geboten, wenn sich ein Kandidat nach sieben Monaten noch meldet.
Fazit: nötige Punkte:
Wer seine Webseite nutzt, um für Bewerbungen zu werben oder um Bewerbungen entgegenzunehmen, der benötigt eine besondere Datenschutzerklärung für die personenbezogenen Daten der Bewerber. Soweit es erforderlich oder gewünscht ist eine weitere Einwilligung nach Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung bezüglich der besonderen Daten, welche am besten auf der Bewerberseite verlinkt wird. Alle allgemeinen Anforderungen, welche die Datenschutz-Grundverordnung stellt, müssen beachtet werden, besonders die Datensicherheit. Wenn die Bewerbung für einen späteren Zeitpunkt aufgehoben werden sollte, benötigt es ebenfalls die Zustimmung des Bewerbers. Intern sollten die Bewerbungen nur verschlüsselt verschickt und nur auf verschlüsselten Seiten gespeichert werden. Die Daten der Bewerbung sollten nur soweit unbedingt nötig an Dritte innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden. Arbeitet eine weitere Firma mit an den Bewerbungen, benötigt es die Zustimmung des Bewerbers, außer es handelt sich um externe Berater mit berufsbedingter Verschwiegenheitspflicht. Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen müssen alle digitalen Daten gelöscht werden und alle realen Unterlagen zurückgegeben oder vernichtet werden.
Viel Erfolg bei der Onlinesuche nach neuen Mitarbeitern!
Weitere Informationen/Beiträge zum Thema:
DSGVO – Personalsuche Online – Social Media steigt mit 40% im Trend auch bei Mittelständlern und KMU
DSGVO – Bewerbungsverfahren mit Videointerview – was ist zu beachten?
Bewerbungsprozess – Die fünf größten DSGVO-Punkte
https://datenschutzbeauftragter-dsgvo.com/bewerbungsprozess-die-fuenf-groessten-dsgvo-punkte/
Weitere News zur DSGVO:
DSGVO – Pandemie Coronavirus – Richtlinien & Maßnahmen zum Homeoffice
DSGVO – Homeoffice, Empfehlung für Arbeitgeber auch zur Corona Pandemie
Hinterlasse einen Kommentar