DSGVO: Muss ich die Datenschutzerklärung ständig anpassen?

Die Datenschutzerklärung einer Website ist nicht nur ein rein formaler Bestandteil, sondern ein essenzielles Element, um die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen. Das Thema Datenschutz und die korrekte Verarbeitung personenbezogener Daten stellen Betreiber einer Website seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 vor immer neue Herausforderungen. Doch wie oft sollte oder muss die Datenschutzerklärung überarbeitet werden? Reicht eine einmalige Erstellung oder drohen Abmahnungen bei veralteten Angaben? Im Folgenden gehen wir diesen Fragen nach und erläutern, warum eine laufende Aktualisierung Ihrer Datenschutzerklärung unerlässlich ist. Auch zeigen wir, wie wir, die max2-consulting GmbH, als spezialisierte Online Marketing Agentur mit eigenen Datenschutzbeauftragten, ihre individuellen Anforderungen erfüllen.

Warum muss eine Datenschutzerklärung für Websites regelmäßig angepasst werden?

Eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Website dient dazu, Nutzer über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren. Sie gibt Aufschluss darüber, welche Daten erhoben werden, wie diese verarbeitet und gespeichert werden, welche Plugins und Tools eingesetzt werden und welche Rechte die Betroffenen haben. Doch Technologien entwickeln sich weiter, neue Plugins oder Tools wie Google Analytics kommen hinzu, und gesetzliche Regelungen können sich ändern.

Spätestens, wenn ein Betreiber einer Website neue Plugins einbindet, ein verändertes Kontaktformular nutzt oder weitere Daten verarbeitet, besteht Handlungsbedarf. Gleiches gilt, wenn neue Urteile oder Empfehlungen von Aufsichtsbehörden die Anforderungen an den Datenschutz präzisieren. Eine nicht angepasste oder unzureichende Datenschutzerklärung kann ernste Konsequenzen nach sich ziehen – von Abmahnungen bis hin zu Bußgeldern.

DSGVO: Welche Anforderungen muss die Datenschutzerklärung erfüllen?

Laut Art. 12 und 13 der DSGVO muss die Datenschutzerklärung verständlich formuliert und leicht zugänglich sein. Nutzer müssen klar darüber informiert werden, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, warum sie erhoben werden und wie lange eine Speicherung erfolgt. Darüber hinaus sind die Verantwortlichen der Datenverarbeitung anzugeben, einschließlich Kontaktdaten eines möglichen Datenschutzbeauftragten.

Wichtige Bestandteile einer modernen Datenschutzerklärung umfassen Informationen zur Nutzung von Cookies, zu eingesetzten Analyse- und Tracking-Tools wie Google Analytics sowie zu Social-Media-Plugins. Sollten personenbezogene Daten ins Ausland übermittelt werden, beispielsweise im Rahmen eines Drittlandtransfers, muss dies ebenfalls explizit beschrieben werden.

Weitere Anforderungen betreffen Maßnahmen der Datensicherheit zur Verarbeitung der Daten, Informationen zur Speicherdauer sowie die Rechte der betroffenen Personen. Dazu gehört beispielsweise das Recht auf Auskunft oder Löschung der personenbezogenen Daten.

Braucht jede Website eine individuelle Datenschutzerklärung?

Die Anforderungen an eine Datenschutzerklärung sind eng mit den konkreten Funktionen und Angeboten einer Website verknüpft. Betreiber einer Website, die etwa ein Kontaktformular einbinden, Plugins für soziale Netzwerke nutzen oder Daten durch externe Anbieter wie CDN-Dienste verarbeiten lassen, benötigen eine maßgeschneiderte Datenschutzerklärung. Standard-Generatoren reichen dafür oft nicht aus, da sie lediglich allgemeine Informationen liefern und keine besonderen technischen Gegebenheiten oder spezifische Datenverarbeitungsprozesse berücksichtigen.

Wir bei max2-consulting nehmen uns genau dieser Problematik an. Dank unserer Datenschutzbeauftragten erstellen wir individuelle Datenschutzerklärungen, die exakt auf die Anforderungen Ihrer Website abgestimmt sind. Damit erfüllen Sie nicht nur die DSGVO, sondern sichern sich auch gegen mögliche Abmahnungen ab.

Welche Risiken drohen bei einer unzureichenden Datenschutzerklärung?

Eine veraltete oder unvollständige Datenschutzerklärung auf der Website birgt erhebliche Risiken. Neben Abmahnungen durch Wettbewerber oder Verbraucherschutzorganisationen drohen Bußgelder, die gemäß Art. 83 DSGVO bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen können. Selbst wenn keine direkte rechtliche Auseinandersetzung erfolgt, können mangelnde Transparenz und fehlender Datenschutz das Vertrauen Ihrer Kunden und Nutzer negativ beeinflussen.

Doch damit nicht genug: Auch technisch kann es zu Problemen kommen. Fehlen beispielsweise Angaben zur Verarbeitung der Daten durch eingebundene Plugins oder Drittanbieter, könnte deren Nutzung illegal sein. Im schlimmsten Fall müssten sogar wesentliche Funktionalitäten auf der Website abgeschaltet werden.

Datenschutzbeauftragte der max2-consulting: Ihr Vorteil beim Datenschutz

Als spezialisierte Online Marketing Agentur bieten wir unseren Kunden nicht nur professionelles Webdesign, Social Media Consulting und WordPress-Programmierung, sondern auch umfassende Unterstützung im Bereich Datenschutz. Unser entscheidender Wettbewerbsvorteil liegt in unseren eigenen Datenschutzbeauftragten, die eng mit Ihnen zusammenarbeiten, um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.

Neben der Erstellung einer rechtssicheren Datenschutzerklärung für Ihre Website sorgen wir dafür, dass Ihre Website nachhaltig DSGVO-konform bleibt. Dazu gehört die Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Datenschutzerklärung sowie die Integration neuer Technologien, wie etwa aktualisierter Plugins oder Tracking-Tools wie Google Analytics. Unsere Schulungsangebote helfen zudem dabei, Ihre Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten umfassend zu sensibilisieren und optimal auf datenschutzrechtliche Anforderungen vorzubereiten.

Fazit: Eine aktuelle Datenschutzerklärung ist unverzichtbar

Die Erstellung und regelmäßige Anpassung einer Datenschutzerklärung ist keine Option, sondern eine Verpflichtung, um die DSGVO einzuhalten. Insbesondere in technischer Hinsicht und bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist höchste Sorgfalt geboten. Mit einem professionellen Partner wie der max2-consulting GmbH an Ihrer Seite müssen Sie sich um Details jedoch keine Sorgen machen. Wir begleiten Sie von der Analyse bis zur laufenden Pflege Ihrer Datenschutzerklärung und tragen dazu bei, dass Datenschutz auf Ihrer Website nicht zur Stolperfalle wird.